Para la mayoría de profesionales en el mundo trabajar con Microsoft Excel es una necesidad imperante y fundamental en sus labores cotidianas. Sin embargo, en muchas ocasiones desconocemos algunas funcionalidades que facilitan la ejecución de tareas al interior de una hoja de cálculo.
Nota: Esta guía se realizó con MS Excel 2019 en idioma español para el sistema operativo Windows.
En este sentido, se presentan varias técnicas que permitirán a los usuarios mejorar en sus habilidades básicas; logrando así, optimizar recursos y ahorrar tiempo de trabajo. A continuación, se detallan los 7 pasos para triunfar con Microsoft Excel:
- Personalizar las opciones al trabajar con Excel
Al trabajar con esta herramienta es posible configurar: formato para la escritura, cálculo de fórmulas, corrección de textos, opciones de guardado, preferencias de idioma, opciones de edición de celdas, entre otros.
Para ingresar a las opciones de Excel se requiere ejecutar los siguientes pasos en la hoja de cálculo:
- a) Clic en la pestaña “Archivo”.
- b) Clic en el botón “Opciones”.
- Configurar la vista en la hoja de cálculo
Una de las opciones más útiles al trabajar con datos que poseen identificadores en las filas y encabezados con los nombres de las columnas es el botón Inmovilizar. Esta herramienta nos permite mantener estáticas filas o columnas para facilitar el desplazamiento dentro de la hoja de cálculo.
Para realizar esta acción se requiere ejecutar los siguientes pasos en la hoja de cálculo:
- a) Clic en la celda dentro de la hoja de cálculo.
- b) Clic en la pestaña “vista”.
- c) Clic en el botón “Inmovilizar” y seleccionar la opción requerida.
- Determinar el formato de números
Al cargar fuentes de datos en una hoja de cálculo de Excel, por defecto se predetermina el formato General en las celdas; sin embargo, existen otros formatos que se pueden emplear según las características de los datos. La siguiente visualización identifica las opciones disponibles para el formato numérico de las celdas:
Para realizar esta operación se requiere ejecutar los siguientes pasos en la hoja de cálculo:
- a) Seleccionar la celda o rango de celdas en la hoja de cálculo.
- b) Clic en la pestaña “Inicio” (grupo número).
- c) Clic a la lista desplegable (por defecto “General”) y seleccionar y formato deseado.
- Emplear el autorelleno en las celdas
Una actividad recurrente al operar sobre columnas en Excel comprende el rellenar un conjunto de celdas con una fórmula previamente delimitada. En el siguiente ejemplo se busca completar los valores faltantes en el campo total replicando la operación que multiplica el valor del precio por la cantidad.
Para realizar esta operación se requiere ejecutar los siguientes pasos en la hoja de cálculo:
- a) Seleccionar la celda que contiene la fórmula.
- b) Posicionarse en la esquina inferior derecha de la celda (cursor con forma de +).
- c) Arrastrar la fórmula entre las celdas y elegir la opción de autorelleno.
- Utilizar los atajos en el teclado
Los atajos en el teclado dinamizan el trabajo al interior de la hoja de cálculo y permiten un ahorro en el tiempo empleado por los usuarios al completar las tareas. A continuación, se identifican algunos de los shortcuts más utilizados:
- Función Autosuma (Alt + =)
- Buscar y reemplazar (Control + B)
- Editar una celda (F2)
- Autofiltro (Control + Shift + L)
- Seleccionar toda una fila (Shift + Barra Espaciadora)
- Seleccionar toda una columna (Control + Barra Espaciadora)
- Desplazarse entre celdas (Control + fechas de dirección)
- Trabaja con referencias absolutas y relativas
Dado que las celdas en Excel se encuentran representadas por una letra (columna) y un número (fila), podemos referenciar a una celda de acuerdo a su ubicación dentro de la hoja de cálculo.
Para ello, empleado una fórmula se pueden determinar tres tipos de referencias para una celda:
- Relativa: Al copiar una fórmula en una nueva celda, Excel se adapta al contexto de la nueva celda cambiando las referencias de acuerdo a la nueva ubicación.
- Absoluta: Al copiar una fórmula en una nueva celda, Excel mantiene fija a la celda con referencia absoluta. Es decir, esa celda permanece bloqueada a su ubicación.
- Mixta: Al copiar una fórmula en una nueva celda, Excel permite el desplazamiento entre filas o columnas según la referencia mixta.
Las referencias en las celdas se pueden cambiar al emplear el botón F4 (incorpora el carácter $ en la referencia).
- Usar el formato condicional
En Excel se puede resaltar visualmente valores importantes en un conjunto de datos. Para realizar esta acción se requiere ejecutar los siguientes pasos en la hoja de cálculo:
- a) Clic en la pestaña Inicio (grupo Estilos).
- b) Clic en el botón “Formato Condicional”.
- c) Clic en las opciones para el formato requerido.
Esta opción facilita el análisis de valores inusuales o no deseados, valores fuera de ciertos límites o valores duplicados. Su uso se concentra en brindar una identificación visual para llamar la atención dentro de la hoja de cálculo.
Esperamos que hayas disfrutado del artículo y puedas implementar estas funcionalidades en tu trabajo diario. Adicionalmente, te recomendamos compartir el artículo para ampliar la difusión del manejo de Excel como herramienta para el análisis de datos.
Fuentes de consulta:
- Excel help & Learning (2021). Recuperado de: https://support.microsoft.com/en-us/excel
Para la mayoría de profesionales en el mundo, trabajar con Microsoft Excel es una necesidad imperante y fundamental en sus labores cotidianas. Su relevancia para un trabajo dinámico y práctico permite a sus usuarios avanzar rápidamente y lograr resultados en corto tiempo. ¿Deseas trabajar con Microsoft Excel y comprender los componentes básicos en el manejo de su interfaz de usuario? Te recomendamos dos cursos para desarrollar un conocimiento accionable en una de las herramientas con mayor demanda en el mercado.
Autor: Paúl Córdova Vargas
Coordinador de productos en handytec Academy. Economista con mención en econometría y Máster en Data Science para Finanzas. Cursó sus estudios de tercer nivel en la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, sede Quito. También sus estudios de cuarto nivel lo realizó en el Colegio Universitario de Estudios Financieros, campus Madrid. Tiene experiencia en consultoría en el sector empresarial-financiero implementando modelos enfocados en la segmentación de clientes y modelos predictivos de Machine Learning.